Polityka Bezpieczeństwa

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA

 

  1. R. D. A. EDU – Dawid Mach

 

 

USTALENIA WSTĘPNE

 

  • 1
  1. W firmie podejmuje się działania dla ochrony praw związanych z bezpieczeństwem danych osobowych.
  2. Podnosi się świadomość oraz kwalifikacje osób przetwarzających dane osobowe w zakresie problematyki bezpieczeństwa tych danych.
  3. Ochrona danych osobowych należy do obowiązków pracowniczych, a pracownicy zostali w tej materii przeszkoleni.
  4. Obowiązek ochrony danych jest egzekwowany od każdego pracownika, osoby współpracującej na podstawie umowy cywilnoprawnej, praktykanta, współpracownika, który w jakikolwiek sposób ma do nich dostęp.
  5. Administrator za pośrednictwem Serwisu oraz innych form komunikacji zbiera i przetwarza poniżej wyszczególnione dane osobowe Użytkowników przekazywane podczas procesów rejestracyjnych w Serwisie: imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu itp.
  6. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

  • 2
  1. Firma jest świadoma zagrożeń związanych z przetwarzaniem danych, w szczególności wynikających z dynamicznego rozwoju metod i technik przetwarzania danych w systemach informatycznych oraz sieciach telekomunikacyjnych.
  2. Firma zamierza doskonalić i rozwijać nowoczesne metody przetwarzania danych.
  3. Firma deklaruje, że będzie doskonaliła i rozwijała możliwe środki ochrony danych osobowych w celu skutecznego zapobiegania zagrożeniom wykradania zasobów komputerowych oraz danych przechowywanych w postaci papierowej:
  4. związanych z: wirusami, spamem, stronami i komunikatorami internetowymi,
  5. użytkowaniem oprogramowania do wymiany plików, mogącym służyć do łatwego skopiowania pliku,
  6. możliwością niekontrolowanego kopiowania danych na zewnętrzne, przenośne nośniki, 
  7. możliwością podsłuchiwania sieci, dzięki któremu można zdobyć hasła i skopiować objęte ochroną dane,
  8. lekceważeniem zasad ochrony danych polegającym na pozostawianiu pomieszczenia lub stanowiska pracy bez ich zabezpieczenia,
  9. brakiem świadomości niebezpieczeństwa dopuszczania osób postronnych do swojego stanowiska pracy,
  10. atakami z sieci uniemożliwiającymi przetwarzanie,
  11. kradzieżą sprzętu lub nośników z danymi,
  12. przekazywaniem sprzętu z danymi do serwisu, pomocy informatycznej,
  13. innym możliwym zagrożeniom.

 

  • 3
  1. Dane osobowe gromadzone są oraz przetwarzane z przestrzeganiem obowiązujących przepisów prawa, z należytą starannością i pod specjalnym nadzorem.

 

  • 4

Polityka bezpieczeństwa danych osobowych dotyczy danych gromadzonych i przetwarzanych w zbiorach:

  1. Drukowanych:
  2. Sprawozdaniach
  3. Dokumentach powierzonych
  4. Umowach o świadczenie usług
  5. Elektronicznych:
  6. Umowach o świadczenie usług

 

  • 5
  1. Firma ze szczególną starannością chroni wszystkie posiadane zasoby zgodnie z przepisami prawa.
  2. Szczególną ochroną obejmuje się dane sensytywne, przekazywane przez Klientów.
  3. Przetwarzanie danych ujawniających:
  4. pochodzenie rasowe lub etniczne,
  5. poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne,
  6. przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową
  7. danych o stanie zdrowia, jest zabronione, poza sytuacjami wynikającymi wprost z przepisów nadrzędnych.

 

  • 6
  1. Firma stosuje środki informatyczne, techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, zabezpieczając dane przed:
  2. ich udostępnieniem lub zabraniem przez osobę nieuprawnioną,
  3. zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
  4. przetwarzaniem z naruszeniem ustawy.
  5. Firma unowocześnia oraz zapewnia aktualizację informatycznych środków ochrony danych osobowych pozwalającą na zabezpieczenie przed wirusami, nieuprawnionym dostępem oraz innymi zagrożeniami danych, płynącymi z funkcjonowania systemu informatycznego oraz sieci telekomunikacyjnych.

 

  • 7
  1. Firma sprawuje kontrolę i nadzór nad niszczeniem zbędnych danych osobowych oraz ich zbiorów, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz najwyższymi standardami.
  2. Niszczenie tych danych osobowych oraz całych zbiorów polega na:
  3. trwałym, fizycznym ich zniszczeniu wraz z ich nośnikami w stopniu uniemożliwiającym ich odtworzenie przez osoby niepowołane przy zastosowaniu powszechnie dostępnych metod,
  4. animizacji danych osobowych, zbiorów polegającej na pozbawieniu danych osobowych, ich zbiorów – cech umożliwiających identyfikację osób fizycznych, których dane dotyczą.
  5. Naruszenie przez osoby upoważnione do dostępu i przetwarzania danych osobowych stosowanych procedur niszczenia zbędnych danych osobowych oraz ich zbiorów traktowane będzie jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych ze wszystkimi konsekwencjami, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy.
  6. Kontrola i nadzór nad niszczeniem zbędnych danych osobowych, ich zbiorów może polegać na wprowadzeniu odpowiednich procedur niszczenia danych, a także zlecaniu niszczenia ich wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym, gwarantującym bezpieczeństwo procesu niszczenia danych odpowiednie do rodzaju nośnika tych danych.

 

  • 8
  1. Firma prowadzi dokumentację określającą sposób przetwarzania danych oraz środki ochrony tych danych, którą jest niniejsza procedura.
  2. Załącznikami do niniejszej procedury są:
  3. oświadczenie o zapoznaniu się pracownika z przepisami o ochronie danych – załącznik nr 1,
  4. upoważnienie dla pracownika do dostępu i przetwarzania danych – załącznik nr 2,

 

 

ZASADY UDOSTĘPNIANIA DANYCH OSOBOWYCH

 

  • 9
  1. Firma nie udostępnia danych osobowych żadnym podmiotom zewnętrznym, poza szczególnymi przypadkami, określonymi w przepisach prawa.
  2. Firma dopuszcza do przetwarzania danych w systemie informatycznym, tradycyjnym na mocy pisemnych upoważnień nadanych przez właściciela lub osobę upoważnioną przez właściciela.
  3. Upoważnienie wygasa w związku z ustaniem zatrudnienia lub w przypadku pozbawienia upoważnienia.
  4. Firma zapewnia dostęp do przetwarzanych danych osobom, które powierzyły jej swoje dane, w tym prawo do ich poprawiania, modyfikowania oraz zmieniania.

 

  • 10
  1. Osoby niezatrudnione przy przetwarzaniu danych osobowych określonego zasobu, w tym osoby, które dane udostępniły, mające interes prawny lub faktyczny w uzyskaniu dostępu do tych danych mogą mieć do nich wgląd wyłącznie w obecności właściciela.
  2. Dostęp do danych osobowych i ich przetwarzanie bez upoważnienia właściciela lub osoby przez niego upoważnionej może nastąpić wyłącznie w przypadku działań osób lub organów upoważnionych na mocy odpowiednich przepisów prawa do dostępu i przetwarzania danych określonych zasobów.

 

 

 

 

 

PRACOWNICY

 

  • 11
  1. Dane osobowe w formie elektronicznej przechowywane są na stacjach roboczych (komputerach), zabezpieczonych hasłem.
  2. Zabrania się przechowywania, przenoszenia oraz zgrywania jakichkolwiek danych osobowych na nośniki mobilne (karty pamięci, pendrive itp.)
  3. Z pendrive korzystać można jedynie w pomieszczeniach, w których przetwarza się dane osobowe, według następującej procedury:
  4. Zgranie pliku ze stacji roboczej na nośnik,
  5. Przeniesienie pliku z nośnika na stację roboczą,
  6. Sformatowanie nośnika.
  7. Zabronione jest zabieranie/wynoszenie jakichkolwiek nośników z danymi poza siedzibę Firmy.

 

OBSŁUGA STACJI ROBOCZYCH

 

  • 12
  1. Każda osoba upoważniona do przetwarzania danych osobowych, posiada własną stację roboczą, zabezpieczoną unikalnym hasłem.
  2. Hasło do stacji roboczej należy zmieniać systematycznie. Zabronione jest:
  3. zapisywanie hasła w jakikolwiek sposób, w tym w szczególności w pliku na pulpicie lub dysku komputera,
  4. udostępnianie hasła innym osobom,
  5. stosowanie haseł słownikowych.
  6. Sporządzona została lista haseł, do której dostęp posiada tylko właściciel, a która przechowywana jest w innym lokalu, niż zbiory danych osobowych, odpowiednio zabezpieczona.
  7. Zabrania się pobierania oraz instalowania na stacjach roboczych jakiegokolwiek oprogramowania, aplikacji oraz plików niepochodzących z zaufanych źródeł.
  8. Po zakończonej pracy należy wylogować się, po czym wyłączyć stację roboczą.
  9. Wynoszenie urządzeń z siedziby Firmy może mieć miejsce jedynie za zgodą właściciela.

 

 

SPOSOBY PRZECHOWYWANIA DANYCH

 

  • 13
  1. W Firmie dane osobowe przechowuje się w formie elektronicznej i papierowej.
  2. Umowy przechowywane są w formie papierowej w z segregatorze podlegającym specjalnemu nadzorowi, bez możliwości dostępu osób nieupoważnionych.  
  3. Na czas nieobecności pracowników pomieszczenie, gdzie przechowywane są dane, musi zostać zabezpieczone przed dostępem osób trzecich.
  4. Po zakończeniu realizacji umowy, zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty przechowywane są na podstawie przepisów odrębnych.

 

 

POCZTA ELEKTRONICZNA

 

  • 14
  1. Każdy z pracowników posiada adres poczty elektronicznej, którym posługuje się do prowadzenia korespondencji służbowej.
  2. Każde z kont zabezpieczone jest unikalnym hasłem, zmienianym zgodnie z postanowieniami §12 pkt. 2, oraz umieszczonym na liście haseł, zgodnie z §12 pkt. 3.
  3. Zabronione jest podawanie hasła do poczty elektronicznej osobom postronnym.

 

  • 15
  1. Zabrania się wysyłania pocztą elektroniczną plików zawierających dane osobowe, takich skany umów itp., niezabezpieczonych hasłem.
  2. W razie zlecenia obsługi podmiotom zewnętrznym, przekazywane są im jedynie niezbędne do realizacji zlecenia dane, w plikach szyfrowanych.
  3. Wysyłanie plików dozwolone jest jedynie przy zachowaniu następującej procedury:
  4. Plik załącznika został zaszyfrowany programem uniemożliwiającym jego otwarcie bez podania hasła lub kodu dostępu,
  5. Unikalne hasło dostępu zostało wysłane drogą sms na numer telefonu adresata wiadomości e-mail
  6. Zabrania się wysyłania kodu dostępu kolejną wiadomością e – mail.

 

 

 

 

USTALENIA KOŃCOWE

 

  • 16
  1. Wydawanie wszelkich akt i dokumentów w formie papierowej zewnętrznym podmiotom współpracującym odbywa się protokolarnie.
  2. Procedura obowiązuje wszystkich pracowników i osoby współpracujące.

 

 

Procedura wchodzi w życie z dniem podpisania przez właściciela.